Una de las labores más importantes de la gerencia de una empresa como acción de control interno es efectuar un conteo de sus mercaderías cada cierta periodicidad durante el año; y para fines de auditoría o cierre de Estados Financieros realizarlo al 31 de diciembre o días cercanos a dicha fecha.
Para realizar una Toma de Inventario Físico de manera eficiente será necesario que la organización consideré una metodología clara y precisa, especificando cada una de las actividades a desarrollar.
Una Toma de Inventario Físico deberá comprender las siguientes etapas y acciones:

ETAPA DE PLANIFICACIÓN

• Definir los equipos de trabajo que participarán en la toma del inventario y la supervisión.
• Elaborar instructivos claros y precisos sobre el desarrollo del inventario, para ser comunicados a los equipos de trabajo.
• Efectuar el ordenamiento previo del Stock. Verificar su ubicación física.
• Codificar los artículos por ubicación y características.
• Emitir tarjetas de control y reportes de conteo.

• Realizar corte documentario.
• Efectuar un primer conteo y descargar la información en las tarjetas de control y reportes.
• Efectuar un segundo conteo (por equipos de trabajo distintos al primero), descargar la información en las tarjetas de control y reportes.

ETAPA DE VERIFICACIÓN

• Emitir los reportes de levantamiento de información, comparar los resultados del primer conteo con los del segundo.
• Efectuar un tercer conteo en el caso de las diferencias.
• Comparar los resultados del inventario con los saldos del KARDEX.
• Determinar la justificación de las diferencias.
• Efectuar los ajustes a nivel de registros físicos y contables.

Cuando las empresas requieren de Estados Financieros auditados, es importante que los auditores estén presentes durante la toma del inventario físico para poder efectuar procedimientos de auditoría y así poder satisfacerse sobre la existencia y condición de los inventarios al cierre del ejercicio.

Herrera Manrique & Asociados es una sociedad de auditoria que puede brindarle este y otros servicios, si desea que planifiquemos o lo apoyemos realizando la toma de sus Inventarios Físicos no dude en contactarnos al email: info@herreramanriqueauditores.com